在過去十年或二十年間,商業社會發生了極大變化。「禮儀」一詞似乎已過時,然而,新環境已使禮儀成為日新月異的環境中不變的要素。在某些方面,禮儀日益顯得重要。
投身商業社會的人士應謹記以下幾個主要事項:
真正溝通
在工作環境中可使用很多溝通方法,但最重要的仍是面對面溝通。請謹記以下要點:
閒談
閒談其實並不「閑」,鑑於人們經常要應對新工作及公司文化,因此在非正式談話及辦公室閒聊中應明哲保身。閒談有三個要點:
- 中立而不好鬥。不論您想談甚麼,都要確保不會冒犯他人。
- 避免過多談論自己,這樣會顯得過於自我。
- 要中肯得體。開始講話時,即應切中當前的情況或事件。毋須高談闊論,而應保持話題不太深奧,好讓其他人亦可參與。
包括自己
若您一開始就視自己為談話內容的一部份,其他人亦會一樣。在談話中應這樣使用「我們」:
- 「新的反壟斷法確實出乎我們所料,是嗎?」
- 「若現時的行業趨勢持續下去,我們亦會有一番作為。」
- 「我們最大的機遇將來自市政府的支持。」
懂得應變、融入
與風格相仿的人交流會令人覺得更加輕鬆。要向他人顯示您「與他們相似」,一個巧妙而有效的方法就是模仿他們的語調。若對方講話慢條斯理,聲音又低,而您講話急促,則將您的講話速度放慢,並壓低聲音。反之,若對方講話急促而您講話較慢,則應稍微加快速度。
但切記要真誠,假若您不真誠行事,別人必定察覺。
會議
大多數人將會議視為一種麻煩事。但會議卻是展現您自己的最佳渠道。
以下提示不僅可使您完成會議,更會令您有出色的表現:
- 會前重溫會議的主題。提前準備好您需要的東西:例如筆記、參考資料、和書寫用具,以免最後一刻手忙腳亂。
- 準時或提前片刻到場,並徑直走入會場,不要在門外逗留。
- 若無指定座位,選一個好的位置,但不要搶佔會議主持人及其隨員的座位。
- 將公事包或手袋放在地上,不可放在桌面上。
- 若有時間,應與不認識的人好好互相認識。
- 您應注意及謹記您的身體語言,處處顯得十分專注。
- 保持警覺。被點名發言時,稍微停頓以整理您的思路,然後開始發言,首先講出主要內容。講話要響亮且清楚,讓所有人都能聽到。
- 不要重複您的講話、講主題無關的話,或試圖使您的演講變得有趣,或講不適當的話。謹慎行事,避免出錯。
- 關掉手機和傳呼機、或設定為靜音。
參與電子會議(不論電話會議、電訊會議或線上會議)須遵守額外幾條守則:
- 參加電話或電訊會議時,須額外小心,講話要清楚而且比平時緩慢。
- 參加線上會議時,須注意打字及標點。
- 切記在這些情況下,您的身體語言毫無意義,因此要謹慎選擇您的措辭,以明確無誤地表達您的想法。反之,您亦無法了解他人的身體語言,因此應小心避免猜測可能不存在的意圖,並將疑點的益處留歸別人。
電話溝通
時下越來越多生意透過電話進行,很多人似乎終日電話不離耳朵。以下幾個提示可令電話溝通更加愉快而有效。
電話接聽系統
- 您打電話到接聽系統時,不要為一層接一層的操作指引感到氣餒。要耐心打完電話,不要急著咒罵語音郵箱的發明人。
- 若被轉駁到留言郵箱,留言要簡短。報出您的姓名及電話號碼,然後留下簡潔的留言。留言後,再重複您的姓名及電話號碼,包括分機號碼。
- 要注意電話號碼的發音。例如,8227019應說「八二二、七零一九」。
- 為您的電話接聽系統錄製問候留言時,不要裝模作樣。報上您的姓名、部門名稱以及分機號碼。若須別人在某個時間找您,亦應說明。
有效的通話
- 儘可能撥打固網電話,流動電話的傳輸不太穩定。
- 要寫筆記。
- 要清楚地講話,專心聽講,打業務電話或接聽業務電話時不要進食或飲水。
- 由於對方看不到您的面部表情或身體語言,因此要使用聲音及措辭表達您的意思。適當時可微笑,因為人們確實可從您的聲音中分辨出來。
很多商業禮儀的要素其實都是常識、文明行為、尊重以及認真待人待己的態度所構成。在當今的商業世界中,不時提醒自己這些事情,會對您裨益不少。